Warum ein digitaler eAU-Workflow den Unterschied macht
Seit 2023 müssen Arbeitgeber Arbeitsunfähigkeitsdaten elektronisch bei den Krankenkassen abrufen – das eAU-Verfahren ist verpflichtend. Damit steigen die Anforderungen an saubere Prozesse, belastbare Daten und zuverlässige Systemintegration. Ohne digitale Unterstützung entstehen schnell Doppelerfassungen, Medienbrüche und Verzögerungen.
Ein digitaler eAU-Workflow muss deshalb mehr leisten als den reinen Abruf: strukturierte Erfassung von Krankmeldungen, transparenter Bearbeitungsstatus, automatische Information aller Beteiligten und Übergabe an Zeitwirtschaft, Einsatzplanung und Entgeltabrechnung – DSGVO-konform und ohne Medienbrüche.
Automatisiert
Krankmeldung, eAU-Abruf und Weitergabe an die Entgeltabrechnung laufen ohne manuelle Zwischenschritte.
Gesetzeskonform
Das eAU-Arbeitgeberverfahren wird vollständig und nachvollziehbar umgesetzt – inklusive Protokoll und Statusverfolgung.
Mobil
Mitarbeitende melden sich per Smartphone krank, Vorgesetzte erfassen stationär – beide Wege landen in einem Prozess.
Transparent
HR, Führungskräfte und Planung sehen den aktuellen Status jeder eAU in Echtzeitnähe – inklusive Vor- und Folgeerkrankungen.
Integriert
Zeitwirtschaft, Einsatzplanung und Entgeltabrechnung arbeiten auf denselben Daten – ohne Medienbrüche.
Der Handel vertraut auf SEAK
Vom Einzelhandel über Filialbäckereien und Dienstleister bis hin zu Kinobetrieben: Filialunternehmen in ganz Deutschland steuern ihr Workforce Management mit SEAK.
Eine Krankmeldung, ein automatischer Prozess
Mitarbeitende melden sich morgens krank – der eAU-Abruf bei der Krankenkasse startet automatisch, Einsatzplanung und Zeitwirtschaft zeigen den Ausfall sofort. Bestätigte Daten landen direkt in der Entgeltabrechnung, ohne Mail-Abfragen oder Papier-Rückläufer.
Funktionen des SEAK eAU-Workflows im Überblick
Der eAU-Workflow verbindet Erfassung, Prüfung, Transparenz und Übergabe in einem digitalen Ablauf. So wird aus einem bislang aufwendigen Prozess eine strukturierte und effizient steuerbare Lösung für den Unternehmensalltag.
Mobile Krankmeldung
Mitarbeitende können ihre Arbeitsunfähigkeit per Smartphone melden – Informationen kommen sofort im System und bei den zuständigen Stellen an.
Stationäre Erfassung
Alternativ kann die Meldung durch Führungskräfte oder HR im System erfasst werden, sodass bestehende Abläufe flexibel unterstützt werden.
Automatischer eAU-Abruf
Nach der Krankmeldung wird die eAU automatisiert bei der zentralen Datenannahmestelle abgefragt – ohne zusätzliche manuelle Bearbeitung.
Vor- und Folgeerkrankungen
Relevante Zusammenhänge werden im Prozess mitgedacht, was die Bearbeitung belastbarer und vollständiger macht.
Automatische Benachrichtigungen
Personalabteilung, Vorgesetzte und Planungsverantwortliche werden DSGVO-konform über Abwesenheiten informiert und bleiben auf dem aktuellen Stand.
Status in Echtzeitnähe
Laufende eAU-Anträge und aktuelle Bearbeitungsstände sind zentral einsehbar – das reduziert Rückfragen und beschleunigt Entscheidungen.
Schnittstellen zur Entgeltabrechnung
Bestätigte Krankmeldungen und Stammdaten werden automatisiert importiert oder exportiert, sodass Zeitwirtschaft und Abrechnung ohne Medienbruch zusammenarbeiten.
Sichtbarkeit in der Einsatzplanung
Abwesenheiten sind sofort im Dienstplan sichtbar – Ausfälle können unmittelbar in der Ersatzsuche berücksichtigt werden.
Rechte und Protokollierung
Zugriffe auf Gesundheitsdaten sind rollenbasiert geregelt, alle Bearbeitungsschritte werden protokolliert und bleiben nachvollziehbar.
Digitale Krankmeldung für Handel und angrenzende Einsatzfelder
Der eAU-Workflow eignet sich überall dort, wo Abwesenheiten zuverlässig erfasst, schnell kommuniziert und sicher in nachgelagerte Prozesse übernommen werden müssen. Besonders relevant ist das für Unternehmen mit dezentralen Strukturen, Schichtbetrieb oder vielen planungsrelevanten Personaleinsätzen.
Einzelhandel und Filialorganisationen
Bäckereien
Dienstleistungsunternehmen
Unverbindliches Online-Beratungsgespräch vereinbaren
Gerne beraten wir Sie persönlich in einem Online‑Meeting via Zoom und finden gemeinsam die optimale Lösung für Ihr Workforce Management. Einfach einen passenden Termin im Kalender auswählen und reservieren – der Zoom-Link folgt per E-Mail.
Alternativ können Sie auch gerne über unser Kontaktformular mit uns in Verbindung treten – wir melden uns zeitnah bei Ihnen. Oder rufen Sie uns unter folgender Telefonnummer an: +49 40 238 348 – 000
Häufige Fragen zur digitalen Krankmeldung und eAU
Was ist eine eAU?
Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ist seit 2023 das verpflichtende Verfahren, mit dem Arbeitgeber Arbeitsunfähigkeitsdaten gesetzlich Versicherter elektronisch bei den Krankenkassen abrufen. Die Papierbescheinigung entfällt für Arbeitgeber, bleibt in bestimmten Fällen aber für Mitarbeitende relevant.
Was ist ein eAU-Workflow?
Ein eAU-Workflow digitalisiert den gesamten Prozess von der Krankmeldung über den elektronischen Abruf der Arbeitsunfähigkeitsdaten bis zur Weitergabe an Zeitwirtschaft und Entgeltabrechnung. Ziel ist ein durchgängiger, nachvollziehbarer Prozess ohne Medienbrüche.
Wie erfolgt die Krankmeldung im System?
Je nach Organisation kann die Krankmeldung mobil durch Mitarbeitende per Smartphone oder stationär durch Führungskräfte beziehungsweise HR erfasst werden. Beide Wege landen im selben Prozess und stößen den eAU-Abruf automatisch an.
Wie ruft die Software die eAU bei der Krankenkasse ab?
Nach der Krankmeldung wird die eAU automatisiert bei der zentralen Datenannahmestelle angefragt. Der Status – offen, rückgemeldet, bestätigt – ist zentral einsehbar, sodass HR keine Einzelabfragen mehr anstoßen muss.
Welche rechtliche Relevanz hat das eAU-Verfahren für Arbeitgeber?
Das eAU-Verfahren ist für Arbeitgeber verpflichtend. Ein gesetzeskonformer und nachvollziehbarer Prozess für den elektronischen Abruf, die Speicherung und die Weiterverarbeitung ist deshalb Voraussetzung, um Compliance-Risiken zu vermeiden und die Abrechnung korrekt durchzuführen.
Wie werden Vor- und Folgeerkrankungen berücksichtigt?
Der Workflow erkennt Zusammenhänge zwischen aufeinanderfolgenden AU-Zeiträumen und bildet Vor- und Folgeerkrankungen entsprechend ab. Das ist insbesondere für Entgeltfortzahlung und Lohnübergabe entscheidend.
Lässt sich der eAU-Workflow mit der Entgeltabrechnung verbinden?
Ja. Relevante Stammdaten werden aus der Entgeltabrechnung importiert, bestätigte Krankmeldungen und Abwesenheiten werden automatisiert exportiert. Zeitwirtschaft und Abrechnung arbeiten damit ohne Medienbruch auf denselben Daten.
Wie werden Datenschutz und DSGVO berücksichtigt?
Gesundheitsdaten sind besonders geschützt. Der Workflow nutzt rollenbasierte Rechte, Protokollierungen und definierte Zugriffswege, damit nur berechtigte Stellen Abwesenheitsinformationen sehen und verarbeiten – DSGVO-konform und auditfähig.
Für welche Unternehmen ist die Lösung relevant?
Relevant ist sie für alle Unternehmen, die Krankmeldungen strukturiert verarbeiten, Personal effizient planen und Abwesenheiten sicher in HR- und Abrechnungssysteme überführen möchten – typischerweise Handel, Filialorganisationen, Logistik, Produktion und Mehrstandort-Strukturen.